Prioridade X Urgência X Importância

Em se tratando de Problemas, existem alguns conceitos que precisam ser usados corretamente a fim de organizar de maneira eficaz os esforços de solução. Trata-se de Prioridade, Urgência e Importância.

No linguajar trivial estes três conceitos são usados de maneira intercambiável sem prejuízo do entendimento. Seu filho fazer o dever de casa é algo importante, mas se você disser que é urgente o entendimento será o mesmo. Sua esposa pode te pedir para ir no supermercado antes de qualquer coisa (prioridade) porque é importante trazer o peixe fresco no início da manhã.

Note como esses três conceitos parecem tão similares que transmitem todos a mesma ideia. “Isto é prioritário!”, “Isto é urgente!” e “Isto é importante!” têm praticamente o mesmo significado. Isso funciona em nossas vidas cotidianas sem pensarmos muito na diferença entre eles.

Entretanto, em um ambiente profissional, que exija que ações sejam efetuadas precisamente, que energia seja focada claramente em certas ações e em uma determinada ordem, é essencial saber diferenciar cada um desses conceitos.

Prioridade

Este conceito é o mais simples. O objetivo de entender prioridade, urgência e importância visa unicamente estabelecer uma prioridade para um grupo de tarefas. Prioridade é simplesmente o que vai ser feito primeiro, o lugar onde a energia da empresa precisa ser focalizada antes dos demais.

É impossível fazer mais que uma coisa ao mesmo tempo. Mesmo quando alguém diz que faz multitarefa, no microcosmo esta pessoa está primeiro focando na tarefa A, e rapidamente foca na tarefa B, para voltar para a tarefa A. Mesmo se esse movimento for rápido, a prioridade é clara: primeiro fez A, depois B e retornou para A. Em nenhum momento as tarefas A e B foram feitas ao mesmo tempo, sempre uma delas estava com a prioridade.

Assim, o conceito de prioridade é simplesmente “o que será feito em primeiro lugar”.

Urgência

Este conceito está intimamente ligado a tempo. Urgente é algo que grita por atenção porque tem um tempo limite para ser feito. Algo urge por atenção, algo urge por prioridade. Se for ultrapassado aquele tempo limite, não faz mais sentido dar prioridade a tal tarefa, por mais insignificante que ela seja.

Um telefone tocando no meio de uma reunião chama por atenção. Quem nunca parou rapidamente para checar quem estava telefonando, nem que seja para desligar o telefone e retornar depois? Pois bem, nesses poucos segundos o telefone se transformou em sua prioridade, por mais significativa que fosse a reunião onde você estava. Você inclusive parou de focar na reunião para checar o telefone. Ele era algo tão urgente que se tornou sua prioridade momentânea.

Importância

Finalmente, este conceito refere-se a impacto, ao tamanho do risco envolvido em não priorizar tal assunto. Se urgência chama por prioridade devido ao tempo limite que ele impõe, a importância chama por prioridade pelo impacto do assunto em questão.

É importante fazer exercícios regularmente, mas você pode esperar alguns dias se estiver com algum projeto atrasado. Importante mas não urgente.

Com os conceitos mais claros em mente, pode-se fazer um mapa de priorização como a seguir. Fica evidente que em linhas gerais a priorização acaba seguindo quase sempre a mesma ordem bem definida de quadrantes. A priorização começa pelo que for mais importante e urgente, e gradualmente segue até o que for não importante e não urgente.

Note que este mapa em forma de tabela 2×2 é algo bem simples, mas envolve os conceitos apresentados de forma clara e fácil de aplicar. Em sua realidade talvez faça mais sentido gradualizar mais as duas dimensões de Importância e Urgência, com escalas como “Alta, Média e Baixa”, mas o resultado é similar.

Esta tabela é uma ferramenta muito poderosa, e pode ser interpretada adicionalmente como a seguir, onde cada quadrante recebe um rótulo que facilita a priorização de suas atividades.

Claro que todos os assuntos têm sua parcela de importância e de urgência, e intuitivamente nós sempre pesamos esses dois conceitos para estabelecer a prioridade de tudo em nossas vidas.

No meio profissional, por outro lado, deve-se ter muito claro quando algum assunto é mais urgente do que importante, ou vice-versa. Assim, pode-se priorizar de maneira ótima os recursos para executar qualquer tarefa.

Essa diferenciação de conceitos é aplicável a qualquer assunto, inclusive aos contatos que sua empresa recebe. Entretanto, quando o assunto são contatos de Problema isso é especialmente necessário.

Para um problema ser resolvido é necessário alocar recursos, destinar tempo, energia e atenção ao mesmo. Isso tudo custa caro, portanto é essencial que tenha sido escolhido o alvo certo para focar a energia da empresa naquele momento, que tenha sido priorizado de maneira eficaz.

2 thoughts on “Prioridade X Urgência X Importância

    • Olá Rui! Excelente pergunta. É muito fácil determinar o que fazer com os extremos (urgente+importante) e (não urgente+não importante). Os intermediários é que oferecem o grande insight. Reafirmo a ordem mencionada no artigo, primeiro (importante+não urgente) e depois (não importante+urgente).

      Em nossos dias atuais, coisas urgentes precedem coisas importantes, e no fundo é isso que esta priorização busca corrigir. Na briga entre urgência e importância quem ganha na prática é a “urgência”, mas as pessoas que conseguem de fato evoluir seu trabalho, sua colaboração com seu ambiente são as que priorizam “importância”.

      Um exemplo para ilustrar: você tem duas tarefas, a (importante+não urgente) é aprender um skill novo. A (não importante+urgente) é olhar os 15 emails que acabaram de chegar. Você pode até se enganar achando que em 2 min conseguirá vasculhar tais emails, mas seja sincero – depois disso terá as mensagens do WhatsApp para ver, uma notícia do jornal que chamou sua atenção, o telefonema para a esposa para falar do supermercado. Enfim, você terá se perdido em coisas (urgentes+não importantes) e não terá mais tempo (e atenção) para ter aprendido aquele skill novo.

      Espero ter esclarecido, mas se tiver argumentos contrários, serão super bem-vindos!

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